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Dans un monde où la gestion efficace de l’information est essentielle pour le succès des entreprises, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme un atout majeur. Cette solution innovante révolutionne la manière dont les entreprises abordent leurs processus administratifs en simplifiant la gestion des documents.

Les avantages de la Gestion Électronique de Documents (GED)

La Gestion Électronique de Document a radicalement transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs documents. En remplaçant les dossiers physiques et les archives papier par une solution numérique, elle offre une multitude d’avantages qui améliorent considérablement l’efficacité, la productivité et la gestion des données.

Accessibilité facilitée des documents

Vous n’avez plus besoin de fouiller des classeurs interminables pour la recherche d’un fichier spécifique. Grâce à un système d’indexation performant, l’accès aux informations numérisées est simplifié, permettant des recherches rapides par mots-clés ou par l’utilisation de facettes. Ainsi, vos collaborateurs peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, ce qui se traduit par une meilleure réactivité et une prise de décision plus rapide.

Gain de temps dans la recherche d’informations

La Gestion Électronique de Documents permet des recherches rapides et précises. Cette efficacité accrue permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que de perdre du temps dans des tâches administratives. Grâce à une gestion rapide et à une circulation fluide des informations, en interne ou en collaboration avec des partenaires externes, les documents et leurs validations peuvent être instantanément transmis à l’échelle mondiale.

Réduction de l’espace de stockage requis

Tous vos documents sont stockés de manière électronique, réduisant ainsi les besoins en espace de stockage physique, conservant l’ensemble des documents dans un espace sécurisé tout en optimisant la taille des fichiers. De plus, il est essentiel que ces documents puissent être rapidement retrouvés vu que la législation impose des délais d’archivage variant de 5 à 10 ans en fonction de la nature des documents.

Sécurité des données : un impératif pour la GED

La protection des données revêt une importance capitale dans le cadre de la GED, notamment en vue de se conformer au RGPD. L’objectif du RGPD est de garantir le stockage sécurisé et confidentiel des données, tout en veillant à ce qu’elles ne soient accessibles qu’aux personnes habilitées.

Gestion des autorisations d’accès

Pour garantir la sécurité des données au sein d’un système de Gestion Électronique de Documents, l’une des étapes initiales essentielles consiste à mettre en place un système de gestion des autorisations d’accès. Cette démarche implique d’attribuer des droits d’accès spécifiques à chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs, en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités au sein de l’entreprise. En parallèle, un logiciel de GED offre la possibilité d’améliorer le contrôle des accès aux documents en déterminant qui peut accéder à quel document, tout en optimisant l’efficacité de ce contrôle.

Protection des données sensibles

La protection des données sensibles est vitale pour toute entreprise ou organisation, car une violation de données peut avoir des conséquences graves, de pertes financières à des dommages à la réputation. La GED joue un rôle essentiel dans cette protection en sécurisant numériquement divers documents, y compris des données sensibles comme les informations clients ou les contrats.

Le chiffrement est fondamental pour protéger les données sensibles. Il les rend illisibles pour toute personne sans la clé de déchiffrement appropriée. Ainsi, même en cas d’accès non autorisé à ces données, elles restent inintelligibles.

Suivi des modifications et de l’audit

Une gestion électronique des documents propose diverses fonctionnalités de sécurité, notamment l’horodatage, l’utilisation de mots de passe et la gestion des autorisations d’accès. Ces mesures visent à protéger les documents contre la perte, le vol, ou encore la divulgation non autorisée.

Le RGPD exige la mise en place de mécanismes de suivi des modifications et d’audit. Cela signifie que chaque action effectuée sur les données en GED doit être enregistrée, y compris les modifications, les accès, et les suppressions. Ces journaux d’audit servent de preuve en cas de contrôle réglementaire et aident à détecter toute activité suspecte. En cas de violation de données, ces informations peuvent également aider à identifier comment et quand l’incident s’est produit.

Optimisez vos processus administratifs avec la GED

Les entreprises rencontrent généralement des défis tels que la perte de temps due à la recherche manuelle de documents, des risques d’erreurs, des coûts élevés de stockage, des difficultés de collaboration, une sécurité insuffisante, des problèmes de conformité et un manque de visibilité sur leurs documents, et c’est là que la GED intervient.

Automatisation des flux de travail

L’un des avantages majeurs de la Gestion Électronique de Documents (GED) est l’automatisation des flux de travail. Au lieu de traiter manuellement des missions fastidieuses, cette solution vous permet de créer des processus automatisés pour la gestion des documents. Par exemple, les documents peuvent être acheminés automatiquement aux bonnes personnes pour révision et approbation. Cela réduit considérablement les délais de traitement et améliore la cohérence des opérations.

Réduction des erreurs humaines

Les erreurs humaines sont inévitables, mais elles peuvent avoir des conséquences coûteuses, en particulier dans le domaine administratif. La GED vous permet de minimiser ces erreurs en automatisant les tâches répétitives. Par exemple, les données peuvent être extraites automatiquement des documents, ce qui élimine la saisie manuelle sujette à des erreurs. Cela garantit la précision et la fiabilité des données.

Amélioration de la productivité

En automatisant les processus administratifs, cela libère du temps précieux pour les employés. Ils ne s’épuisent plus sur des tâches manuelles fastidieuses. Cette augmentation de la productivité est bénéfique tant pour l’entreprise que pour les employés, car elle réduit la charge de travail et favorise un environnement de travail plus efficace.

Pour une entreprise soucieuse de son efficacité et de son avenir, la GED est un investissement judicieux. Vous pouvez optimiser vos flux de travail, minimiser les erreurs humaines et optimiser du temps pour vos employés.

Le Groupe 1PACTE est à vos côtés pour vous accompagner dans cette transition numérique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir des conseils personnalisés et découvrir comment la GED peut transformer vos processus administratifs. Ensemble, nous contribuerons à un avenir plus durable et performant pour votre entreprise.

Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, les entreprises marseillaises cherchent continuellement des moyens d’optimiser leur productivité et leur efficacité. L’un des leviers de transformation les plus impactants réside dans la digitalisation des processus métier, et plus précisément, dans la dématérialisation des documents. C’est là que ZEENDOC, une solution française de gestion électronique des documents (GED) en SaaS, entre en jeu. En partenariat avec le Groupe 1PACTE, ZEENDOC propose une dématérialisation sécurisée et efficace des documents d’entreprise, ouvrant la voie à une transformation profonde de votre mode opératoire.

Cet article vous invite à explorer comment ZEENDOC, appuyé par l’expertise du Groupe 1PACTE certifié PLATINIUM, atteste les plus hauts niveaux de compétences techniques et commerciales ce qui est un atout inestimable pour toute entreprise cherchant à évoluer dans le paysage économique marseillais.

Contexte et importance de la gestion électronique des documents (GED)

  1. Défis auxquels font face les entreprises marseillaises

  1. Importance de la dématérialisation

Présentation de la solution ZEENDOC 

  1. Caractéristiques uniques de ZEENDOC

  1. Expertise du Groupe 1PACTE dans la mise en œuvre de solutions de GED

Comment ZEENDOC améliore la productivité ?

  1. Dématérialisation rapide et efficace des documents

  1. Fonctionnalités dédiées à la productivité

Sécurité et conformité avec ZEENDOC

  1. Sécurité des données

  1. Conformité réglementaire

En résumé, l’adoption d’une solution de gestion électronique des documents comme ZEENDOC est loin d’être une simple tendance, mais plutôt une nécessité stratégique pour les entreprises désireuses de rester compétitives.

L’approche intégrée et sécurisée de ZEENDOC, associée à l’expertise et à l’accompagnement du Groupe 1PACTE, offre aux entreprises marseillaises une opportunité exceptionnelle de rationaliser leurs processus, de réduire les coûts et d’optimiser la productivité. Si vous cherchez à transformer votre entreprise et à franchir un nouveau palier en termes de performance et de croissance, il est temps de prendre contact avec le Groupe 1PACTE pour découvrir plus en détail les avantages et les fonctionnalités qu’apporte la solution ZEENDOC.

Faire le choix stratégique de l’externalisation de la gestion et de la maintenance de son SI (Système d’Information) présente de nombreux avantages pour une entreprise, et ce peu importe son cœur de métier ou sa taille. Gain de temps, meilleure efficacité, plus de souplesse et économies font le plus souvent partie des raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers cette solution. 

Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les avantages que représente l’externalisation du SI, les grandes étapes pour réussir ce projet ainsi que les principales solutions proposées par notre entreprise. 

Quels sont les avantages de l’externalisation du SI ? 

Faire le choix d’externaliser la gestion du système d’information de votre entreprise peut décharger vos collaborateurs d’une lourde tâche au quotidien. 

Confier cette mission à un professionnel vous offre aussi la garantie de la disponibilité de votre SI en permanence grâce à la sécurisation de vos données ainsi que la qualité de la maintenance et du service fourni. 

La gestion de votre budget dédié à l’informatique est quant à elle mieux maîtrisée et vous gagnez en souplesse et en flexibilité au quotidien. 

Les performances sont elles aussi au rendez-vous grâce à des prestations de services de qualité fournies par des professionnels qui connaissent leur sujet.

À lire aussi : Dématérialisation des documents en entreprise : 4 étapes pour réussir

Les différentes étapes à suivre pour externaliser la gestion du SI de votre entreprise

L’externalisation du SI est un choix fait par un nombre croissant d’entreprises. Pour commencer, la première étape consiste à vous interroger sur les différents éléments que vous souhaitez externaliser. L’externalisation peut effectivement être totale ou partielle. 

Une fois cette liste établie, il convient d’identifier les différents partenaires potentiels en fonction de vos besoins et des solutions proposées par ces derniers. Dans l’idéal, nous vous conseillons de vous tourner vers un prestataire disponible qui sait appréhender vos besoins et qui est donc capable de vous proposer une solution personnalisée. 

Avant de faire votre choix, demandez-vous également quelles seront les répercussions en interne de l’externalisation de votre SI : quels seront les départements les plus impactés et dans quelle mesure ? Il est important de sensibiliser vos équipes en amont et de prévoir des formations nécessaires afin de garantir un maintien de la productivité et des performances. 

Quelles sont les solutions du Groupe 1PACTE destinées à la gestion et à la maintenance du SI ? 

Si vous souhaitez externaliser la maintenance informatique de votre société, le Groupe 1PACTE peut vous venir en aide. En prenant en charge la gouvernance de votre SI, nous vous aidons à piloter ce dernier de la manière la plus efficiente en fonction des objectifs de votre entreprise et de ses impératifs. 

En étroite collaboration avec vos équipes internes, nous vous conseillons sur les équipements les plus appropriés selon leurs besoins et le budget disponible. Nos compétences en informatique et en sécurité nous permettent de vous aiguiller sur toutes les problématiques liées au cloud, au web, à la sécurité, à l’hébergement, aux serveurs ou encore à la dématérialisation…

Avec le Groupe 1PACTE, vous disposez également d’un interlocuteur privilégié qui connaît votre dossier et sait faire preuve de réactivité en fonction de vos problématiques. 

Vous souhaitez un renseignement sur nos services ou un devis ? Contactez nos experts dès aujourd’hui !

Aujourd’hui, la question de la dématérialisation occupe une place importante au sein des entreprises et un nombre croissant de sociétés se tournent vers cette solution qui présente de nombreux avantages. Parmi eux, on retrouve par exemple un gain de productivité, une réduction des coûts de gestion, un plus grand confort au travail pour les collaborateurs et une plus grande souplesse, à condition bien sûr de l’avoir correctement mise en place. 

Dans cet article, le Groupe 1PACTE vous invite à découvrir comment intégrer et optimiser la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise afin de tendre vers le zéro papier. Allons-y ! 

Étape 1 : Réaliser un audit de l’existant 

La première étape consiste à sonder au sein de l’entreprise les habitudes des employés qui sont concernés par la gestion documentaire, la numérisation des documents ou l’archivage : comptabilité, ventes, RH… Grâce à cette analyse, vous aurez une idée plus précise des faiblesses de chaque département et donc des processus à optimiser ainsi que des nouveaux à mettre en place. 

Étape 2 : Cadrer le projet de mise en place de la dématérialisation 

Une fois que vous avez identifié les différents flux à automatiser, il convient de vous demander quelles entités de votre entreprise sont concernées par le projet, quels sont les technologies et logiciels actuellement utilisés qui vont être remplacés ou conservés mais aussi quelle est la meilleure façon d’intégrer votre nouvelle solution au SI (Système d’Information) global de l’entreprise. Aussi, questionnez-vous sur le périmètre des missions qui seront confiées à votre futur prestataire : est-il responsable uniquement de la maintenance du logiciel, de sa disponibilité, de son hébergement ou de tout à la fois ? 

À lire aussi : Revendeur logiciel HP et imprimante HP

Étape 3 : Choisir la solution de dématérialisation des documents la plus adaptée

Plusieurs solutions et logiciels dédiés à la GED (Gestion Électronique des Documents) sont disponibles sur le marché. Pour choisir le meilleur fournisseur de GED, réalisez une rapide étude de marché puis transmettez un cahier des charges aux différents potentiels partenaires pré-sélectionnés. Renseignez-vous également sur les valeurs de l’entreprise, les avis des utilisateurs, les moyens humains et techniques dont cette dernière dispose, la politique de sécurisation des données… 

Concernant les différentes solutions qui s’offrent à vous, il est important de vous assurer de leur niveau de disponibilité lié aux délais de mise en place. 

Enfin, renseignez-vous sur les compétences déjà acquises par vos collaborateurs ainsi que sur leurs éventuels besoins en formation. 

Étape 4 : Fixer des objectifs atteignables

Si vous souhaitez être en mesure d’apprécier rapidement les résultats et bénéfices de la mise en place de votre nouvelle solution, alors il est important de fixer des objectifs avant le déploiement du projet. 

Afin de déterminer les objectifs, impliquez dans le projet chaque département de l’entreprise, les partenaires et fournisseurs et bien évidemment la direction générale. Toutes vos équipes doivent être mobilisées et se sentir concernées par ce projet. 

Parmi les objectifs à atteindre, vous pouvez par exemple déterminer : 

Pour mettre toutes les chances de votre côté de réussir, la meilleure solution reste de confier la planification de votre projet à des experts dans le domaine. De son côté, le Groupe 1PACTE propose de nombreuses solutions adaptées à votre problématique, contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus !

Distributeur HP reconnu et revendeur logiciel et imprimante HP, le Groupe 1PACTE met au service des entreprises et collectivités son expertise éprouvée depuis plus de 30 ans en matière de solutions documentaires. La transformation digitale de votre entreprise ouvre de nombreuses opportunités et présente de nombreux enjeux en termes d’agilité et d’efficacité. Pour vous aider à vous saisir de ces opportunités, nos équipes dédiées s’attachent à améliorer votre productivité en optimisant vos processus de travail par le biais de matériels et solutions d’impressions HP : imprimantes multifonctions, photocopieurs, scanners, logiciels de gestion des flux d’impression. 

L’expertise 360° du Groupe 1PACTE, distributeur HP

Spécialiste du document, l’expertise du Groupe 1PACTE s’articule autour de quatre axes de compétences nous permettant de proposer un service d’accompagnement global sur vos projets de gestion documentaire : 

Premier distributeur indépendant et leader dans ses métiers sur les départements des Alpes-Maritimes (06), des Bouches-du-Rhône (13), du Var (83) et du Vaucluse (84), le Groupe 1PACTE est membre de la communauté Hexapage, réseau national indépendant de spécialistes du document et partenaire des plus grands constructeurs du marché français dont HP. 

Nous plaçons la satisfaction de nos clients et la qualité de notre service au fondement de notre identité d’entreprise. A ce titre, nos équipes s’attachent à analyser chaque projet dans sa singularité pour s’imprégner de l’environnement technologique et des enjeux métiers de nos clients afin d’être en mesure de leur proposer les meilleures solutions en parfaite adéquation avec leurs besoins. Soucieux de l’écoute et de la réactivité apportées aux demandes de nos clients, c’est tout naturellement que nous attribuons un interlocuteur dédié à chacun d’eux. 

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Revendeur imprimantes et logiciels HP, nos services

Nous accompagnons les entreprises tout au long du cycle de vie de leurs matériels avec un véritable suivi. 

Nous sommes en recherche constante d’innovations et à l’affût des nouveaux enjeux afin de pouvoir répondre au mieux à vos attentes. Tournés vers l’avenir, nous savons tout autant tirer profit des retours d’expérience de nos clients et partenaires aux côtés desquels nous évoluons depuis plus de 30 ans. Cette expérience nous assure une excellente maîtrise de toutes les solutions d’impression, logiciels et imprimantes HP.  

Fournisseur imprimantes HP et matériels d’impression pour professionnels

Performances d’impression, écologie et économies sur les coûts d’impression comme mots d’ordre de nos services. Partenaire incontournable de votre croissance et de vos projets, le Groupe 1PACTE, revendeur d’imprimantes HP, fournit, en toute indépendance des systèmes d’impression pleinement adaptés à vos besoins métiers : 

Le Groupe 1PACTE, votre revendeur logiciel HP

Le constructeur HP propose une gamme complète de solutions logicielles à la pointe de l’innovation. Basé sur le Cloud, HP ePRINT permet d’imprimer n’importe où depuis n’importe quel appareil en toute simplicité pour répondre aux besoins en mobilité des entreprises et, notamment pour faire face à l’explosion du télétravail. 

Les experts du Groupe 1PACTE, revendeur et intégrateur HP certifié, étudient vos besoins ainsi que votre environnement numérique afin de développer des solutions sur-mesure capables de décupler la productivité de vos collaborateurs en rationalisant les processus de travail.