Aujourd’hui, la question de la dématérialisation occupe une place importante au sein des entreprises et un nombre croissant de sociétés se tournent vers cette solution qui présente de nombreux avantages. Parmi eux, on retrouve par exemple un gain de productivité, une réduction des coûts de gestion, un plus grand confort au travail pour les collaborateurs et une plus grande souplesse, à condition bien sûr de l’avoir correctement mise en place.
Dans cet article, le Groupe 1PACTE vous invite à découvrir comment intégrer et optimiser la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise afin de tendre vers le zéro papier. Allons-y !
Étape 1 : Réaliser un audit de l’existant
La première étape consiste à sonder au sein de l’entreprise les habitudes des employés qui sont concernés par la gestion documentaire, la numérisation des documents ou l’archivage : comptabilité, ventes, RH… Grâce à cette analyse, vous aurez une idée plus précise des faiblesses de chaque département et donc des processus à optimiser ainsi que des nouveaux à mettre en place.
Étape 2 : Cadrer le projet de mise en place de la dématérialisation
Une fois que vous avez identifié les différents flux à automatiser, il convient de vous demander quelles entités de votre entreprise sont concernées par le projet, quels sont les technologies et logiciels actuellement utilisés qui vont être remplacés ou conservés mais aussi quelle est la meilleure façon d’intégrer votre nouvelle solution au SI (Système d’Information) global de l’entreprise. Aussi, questionnez-vous sur le périmètre des missions qui seront confiées à votre futur prestataire : est-il responsable uniquement de la maintenance du logiciel, de sa disponibilité, de son hébergement ou de tout à la fois ?
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Étape 3 : Choisir la solution de dématérialisation des documents la plus adaptée
Plusieurs solutions et logiciels dédiés à la GED (Gestion Électronique des Documents) sont disponibles sur le marché. Pour choisir le meilleur fournisseur de GED, réalisez une rapide étude de marché puis transmettez un cahier des charges aux différents potentiels partenaires pré-sélectionnés. Renseignez-vous également sur les valeurs de l’entreprise, les avis des utilisateurs, les moyens humains et techniques dont cette dernière dispose, la politique de sécurisation des données…
Concernant les différentes solutions qui s’offrent à vous, il est important de vous assurer de leur niveau de disponibilité lié aux délais de mise en place.
Enfin, renseignez-vous sur les compétences déjà acquises par vos collaborateurs ainsi que sur leurs éventuels besoins en formation.
Étape 4 : Fixer des objectifs atteignables
Si vous souhaitez être en mesure d’apprécier rapidement les résultats et bénéfices de la mise en place de votre nouvelle solution, alors il est important de fixer des objectifs avant le déploiement du projet.
Afin de déterminer les objectifs, impliquez dans le projet chaque département de l’entreprise, les partenaires et fournisseurs et bien évidemment la direction générale. Toutes vos équipes doivent être mobilisées et se sentir concernées par ce projet.
Parmi les objectifs à atteindre, vous pouvez par exemple déterminer :
- quels sont les documents à dématérialiser en priorité et en quelle quantité ?
- à quelle date le département X doit atteindre 100% de documents dématérialisés ?
- quels sont les indicateurs à surveiller pour vous assurer du bon déroulement du projet ? Vous pouvez par exemple fixer un certain laps de temps à atteindre entre l’édition et l’envoi d’un document ou encore le taux maximum de factures qui comportent des erreurs.
Pour mettre toutes les chances de votre côté de réussir, la meilleure solution reste de confier la planification de votre projet à des experts dans le domaine. De son côté, le Groupe 1PACTE propose de nombreuses solutions adaptées à votre problématique, contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus !
