Comprendre la dématérialisation
Définitions et concepts clés
Dans l’ère numérique actuelle, la dématérialisation redéfinit le processus d’accès à l’information, son échange et son stockage. Les solutions de digitalisation sont au cœur des transformations digitales qui s’illustrent par la transition d’une forme matérielle de documents papier à une forme virtuelle de formats numériques et de données. Mais ce processus s’étend au-delà de la simple conversion.
Évolution de la dématérialisation dans le contexte numérique actuel
La dématérialisation veut donc dire la création d’un environnement sans papier. L’évolution de la dématérialisation dans le contexte numérique actuel renvoie aux grands concepts clés suivants :
- Numérisation,
- Gestion électronique de documents (GED),
- Signature électronique.
Dans la notion de dématérialisation des documents, les entreprises doivent pouvoir saisir les nouvelles opportunités et les défis de la sécurité des données, l’accessibilité à distance et l’efficacité opérationnelle.
Législation et normes en PACA
Cadre légal de la dématérialisation dans la région PACA
Des normes et des lois régissant cette transformation émergente. En effet, le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données : fraude et risque de perte de document numérisé. La région Provence-Alpes-Côte d’Azur (PACA) est étroitement liée à l’adoption croissante des technologies numériques.
Conformité aux normes régionales et nationales
Des normes internationales de dématérialisation ont vu le jour :
- La norme ISO 27001 définit le cadre légal du système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI). Les entreprises de la région PACA doivent adopter des mesures pour protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données.
- L’autre norme, ISO 19005-1, définit les exigences pour la création et l’utilisation de documents électroniques archivables. Applicable dans la région PACA, elle impose aux entreprises locales de garantir la conservation à long terme des documents électroniques et leur accès futur.
La solution de dématérialisation dans la région PACA se plie aux exigences réglementaires suivantes :
- Le RGPD ou règlement général sur la protection des données européenne depuis 2018 ; les entreprises en PACA doivent garantir la protection des données personnelles et la confidentialité des données collectées.
- Le règlement Directive eIDAS permet d’assurer l’authenticité et l’intégrité des documents signés électroniquement (lois sur la reconnaissance et l’utilisation des signatures électroniques dans l’Union Européenne contre les risques de piratage).
- La loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 apporte une innovation sur les bulletins de salaire au format électronique (applicable depuis le 1er janvier 2017).
- Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la notion de la copie électronique fiable d’un document papier, conforme aux principes d’intégrité et de traçabilité
- La norme NF Z42-026, la norme française de référence pour la dématérialisation des factures électroniques ; les entreprises de PACA vérifient l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques en les conservant pendant une durée légale.
Étapes pratiques de dématérialisation
Analyse des documents à dématérialiser
Cette première étape cruciale du processus de dématérialisation consiste en une analyse approfondie des documents existants à convertir. La bonne méthodologie consiste à :
- Classer les types de documents,
- Identifier leur fréquence d’utilisation.
Cet audit de l’existant aide à déterminer les priorités en termes de dématérialisation suivant chaque département (comptabilité, ventes, RH…).
Choix des solutions adaptées aux entreprises de PACA
Le choix des solutions adaptées aux entreprises de Provence-Alpes-Côte d’Azur (PACA) revêt une importance cruciale. Ce choix est basé sur des aspects tels que : la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, les processus métier existants et les défis rencontrés sur place.
Après une évaluation des solutions disponibles sur le marché et leur compatibilité avec les besoins identifiés, vous pourrez choisir entre :
- Des logiciels de gestion électronique de documents GED,
- Des plateformes de signature électronique,
- Des services de stockage cloud sécurisés.
Mise en œuvre progressive : étapes et bonnes pratiques
Un cahier des charges est rédigé pour la fixation d’objectifs clairs à atteindre :
- La quantité de documents à dématérialiser en priorité,
- Les délais,
- Les indicateurs à surveiller.
Impact sur l’organisation
Transformation des processus métier
La transition vers des processus dématérialisés entraîne une série de changements significatifs au sein de l’organisation du travail. La dématérialisation change la façon d’interagir avec les données et les documents tout en optimisant les flux de travail :
- Automatisation et efficacité : réduire les tâches manuelles, les délais de traitement et les erreurs,
- Accessibilité et collaboration : faciliter le partage d’informations et la prise de décisions grâce aux documents dématérialisés (accessibles à tout moment et depuis n’importe quel endroit),
- Coûts : réduction de frais liés à la gestion et au stockage des documents physiques (achat de papier, d’encre, d’imprimantes, frais d’archivage),
- Sécurité et conformité : cryptage, gestion des accès et traçabilité des actions afin de renforcer la protection des informations sensibles.
Formation des équipes et gestion du changement
La mise en œuvre de la dématérialisation des processus métier doit suivre des étapes clés :
- Identification des besoins en formation de chaque équipe ou département (nouveaux outils et logiciels, nouvelles procédures et workflows, sensibilisation aux enjeux de sécurité),
- Conception de programmes de formation adaptés à chaque groupe cible (sessions en ligne, formations sur site, dirigées par des experts)
- Communication efficace du changement
- Suivi et évaluation : Une fois que la dématérialisation est en cours, assurez-vous de suivre régulièrement les progrès et de recueillir les retours d’information des employés. Cela permet d’identifier les éventuels obstacles ou problèmes et d’apporter les ajustements nécessaires pour garantir le succès à long terme de l’initiative.
Cette dématérialisation rend les organisations plus agiles pour s’adapter plus rapidement aux changements du marché et aux nouvelles exigences réglementaires. Les équipes formées peuvent mieux répondre aux besoins de leurs clients et des partenaires commerciaux.
Mesure des gains d’efficacité et de productivité
L’analyse des indicateurs clés de performance (KPI) doit permettre à une entreprise de mesurer sa rentabilité et ses opportunités face au défi de la transformation numérique :
- Le temps de traitement des demandes
- Le nombre de transactions traitées par unité de temps
- Le taux d’erreur
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